Olá 💜
Aqui vamos te apresentar o Reaproveitamento Inteligente de Documentos e Respostas de Análise, uma nova funcionalidade do NewContract pensada para que o fornecedor tenha mais agilidade no envio de documentos para seus contratos!
O que é?
Reenviar os mesmos documentos para múltiplos contratos, lidar com retrabalho constante e correr o risco de inconsistências entre cadastros: esses são desafios recorrentes na gestão de terceiros, que o NewContract agora ajuda a resolver.
A funcionalidade permite reaproveitar documentos entre contratos da mesma contratante e, de forma opcional, reaproveitar automaticamente a resposta de análise já realizada para esses documentos, reduzindo retrabalho, acelerando validações recorrentes e aumentando a eficiência operacional, sem abrir mão de governança e rastreabilidade.
Ou seja: um único envio pode atender múltiplas demandas.
O fluxo funciona de forma simples:
- Documento enviado uma vez;
- Seleção do documento para reaproveitamento;
- Vinculação a novos contratos e fornecedores.
O Reaproveitamento estará disponível no sistema NewContract para os serviços de Mobilização e Trabalhista.
📂 Como o fornecedor usa o Reaproveitamento de Documentos?
1. Ao carregar os documentos de um contrato, caso exista um arquivo compatível já enviado anteriormente em outro contrato da mesma contratante — desde que compartilhem o mesmo objeto oficial — o sistema exibirá o campo "Documento sugerido", indicando a data do último envio.
2. Você pode visualizar o documento sugerido antes de decidir: o botão "Visualizar" abre o arquivo em uma nova aba do navegador.
3. Para reutilizar o documento, clique em "Selecionar". Também é possível continuar o processo normalmente e fazer o upload de um novo arquivo clicando em "Escolher", caso prefira não reaproveitar.
4. Ao selecionar o documento sugerido, marque o checkbox de confirmação "Confirmo que revisei a sugestão do sistema e desejo reutilizar um ou mais documentos".
O botão "Enviar para análise" só é liberado após essa confirmação:
ℹ️Obs: Caso deseje reaproveitar documentos a partir do histórico do contrato, é possível selecionar mais de um documento simultaneamente, direto na tela de histórico. Basta clicar em "Exibir mais".
5. Após a confirmação, o carregamento segue o fluxo normal até a conclusão do envio para análise.
A data de inclusão passa a ser a data do reaproveitamento, e o histórico da ação fica registrado.
Conclusão do processo de carregamento com fluxo normal.
Conclusão do processo de carregamento com fluxo normal.
💡Modo automático (opcional): quando habilitado para a contratante, o sistema pode reaproveitar automaticamente o documento enviado para outros contratos elegíveis, sem necessidade de confirmação manual a cada envio.
🧠 Reaproveitamento de Resposta de Análise (opcional)
Além do documento em si, quando essa opção estiver ativada para a contratante, o sistema também pode sugerir automaticamente a resposta de análise já realizada anteriormente para o documento reaproveitado.
Como funciona:
- A sugestão aparece destacada em roxo na tela de análise;
- Aplica-se apenas a procedimentos que ainda não possuem resposta — não sobrescreve respostas já existentes;
- O analista pode confirmar, editar ou ignorar a sugestão;
- Ao salvar, a resposta fica registrada com o usuário do analista responsável;
- A ação pode ser resetada, sem impactar outras análises já realizadas.
Quando há mais de uma resposta anterior disponível, o sistema considera sempre a mais recente, priorizando nesta ordem:
- Resposta humana;
- Resposta da IA.
⚙️ Controle por contratante
A funcionalidade é configurável por contratante e requer permissão específica para ativação ou desativação.
Regras importantes:
- O reaproveitamento de resposta depende do reaproveitamento de documento estar ativo;
- É possível ativar apenas o reaproveitamento documental, sem habilitar o de respostas;
- Todas as ações geram log de auditoria;
- O sistema respeita a vigência contratual, o status ativo das entidades e as regras de competência.
🔒 Regras de elegibilidade
O reaproveitamento ocorre apenas quando:
- Contratante, contrato, contratada e objeto estão ativos;
- O documento pertence ao mesmo objeto oficial;
- As datas estão dentro da vigência contratual e do serviço;
- Os critérios específicos de identificação (colaborador ou empresa) são atendidos.
🎯 Quais são os principais ganhos?
- Redução de retrabalho para fornecedores;
- Agilidade na análise;
- Maior eficiência operacional;
- Continuidade de histórico entre contratos;
- Manutenção da governança;
- Melhor experiência para fornecedores.
Pronto! Agora seus documentos já enviados podem ser reaproveitados em novos contratos e vínculos, sem retrabalho. ✅🥳